Informacijski sustav visokih učilišta (ISVU)
U svibnju slavljeničke 2021. godine predstavljamo Informacijski sustav visokih učilišta (ISVU)
Informacijski sustav visokih učilišta
Informacijski sustav visokih učilišta (ISVU) složeni je informacijski sustav za podršku poslovnim procesima povezanim s praćenjem tijeka studiranja studenata na visokim učilištima u Hrvatskoj. Sastoji se od više zasebnih modula kojima se pregledavaju i evidentiraju podaci u središnjoj bazi podataka. U sustavu se evidentiraju i čuvaju podaci o studentima, nastavnicima, kolegijima, nastavnim programima i planovima, upisima, ispitima, temama završnih radova i završetku studija. Moduli podržavaju standardne aktivnosti svakog visokog učilišta, kao što su upisi studenata, prijavljivanje ispita, unos ocjene na ispitu, provođenje završetka studija, izdavanje raznih dokumenata (potvrda o upisu i završetku studija, diploma, svjedodžbi i dopunskih isprava o studiju) te automatski stvaraju zbirne izvještaje.
Ministarstvo znanosti i obrazovanja je vlasnik sustava, osigurava financijska sredstva potrebna za njegov rad, razvoj i održavanje te ga besplatno daje na korištenje visokim učilištima. Centar potpore ISVU-a u Srcu razvija programsku podršku, osigurava rad i brine se za njegovo redovito funkcioniranje te pruža stručnu tehničku podršku i provodi edukacije korisnika s visokih učilišta koja koriste ISVU.
Tim ISVU-a 2021. godine
Slika: Moduli ISVU-a
Moduli Informacijskog sustava visokih učilišta
Moduli su izvedeni pomoću različitih tehnologija koje se temelje na programskom jeziku Java i namijenjeni su različitim skupinama korisnika unutar visokog učilišta. Najbrojnija su skupina korisnika studenti, ima ih oko 140.000. Njima je namijenjen web modul Studomat koji služi za prijavu i odjavu ispita, uvid u podatke o ispitima, upis godine, ispis potvrda o upisu te pregled ostalih podataka koji su o studentu evidentirani u sustavu. Izdvajamo još i web modul Nastavnički portal, koji nastavnicima služi za uređivanje opisa i sadržaja kolegija, tjednog plana nastave, rezultata ispita te završnih/diplomskih zadataka. Desktop moduli namijenjeni su ISVU koordinatorima, djelatnicima studentskih referada i ostalom administrativnom osoblju visokih učilišta. Modul Studiji i studenti temeljni je modul sustava u kojem se evidentiraju podaci koji se koriste u ostalim modulima i utječu na njihovu funkcionalnost i ponašanje. Služi za evidenciju podataka o studijima koji se izvode na visokom učilištu, kolegijima, nastavnim programima i planovima, pravilima upisa te podataka o studentima (od osobnih podataka, preko podataka o upisima godina i financijskih obveza do podataka vezanih za završetak studija). U sustavu je evidentirano oko 26.000 nastavnika i djelatnika sa 111 visokih učilišta, a njih oko 14.000 su ujedno i korisnici nekih od modula sustava. Valja spomenuti i ISVU REST API, programsko sučelje koje omogućuje povezivanje ISVU-a i drugih informacijskih sustava. Oko 250 informacijskih sustava dohvaća i ažurira podatke u ISVU-u putem REST API-ja. Od 1. travnja 2013. godine pa do danas ISVU REST API obradio je preko 3.200.000.000 zahtjeva.
Nekoliko povijesnih podataka
Projekt izgradnje Informacijskog sustava visokih učilišta pokrenulo je još 1999. godine tadašnje Ministarstvo znanosti i tehnologije. Razvoj sustava povjeren je Fakultetu elektrotehnike i računarstva Sveučilišta u Zagrebu. Početak rada sustava bio je u svibnju 2001. na pilot-ustanovama, Medicinskom fakultetu i Fakultetu strojarstva i brodogradnje Sveučilišta u Zagrebu. Već od srpnja 2001. godine ISVU je povezan s tada već postojećim Informacijskim sustavom studentske prehrane, a današnjim Informacijskim sustavom studentskih prava (ISSP). Prvi upisni list na produkcijskom sustavu evidentiran je u srpnju 2001. godine na Fakultetu strojarstva i brodogradnje. Studomat se počeo koristiti 2002. godine. U veljači je prijavljen prvi ispit, a u srpnju je obavljen prvi upis putem Studomata. U listopadu 2003. godine završena je izgradnja sustava. 2004. godine dom ISVU-a postaje Srce - sustav je potpuno preseljen na poslužitelje u Srcu, uspostavljen je Centar potpore Informacijskom sustavu visokih učilišta (CP ISVU) i obavljena je službena primopredaja sustava između FER-a i Srca. Od tada Srce brine o radu sustava, pruža tehničku podršku korisnicima i održava edukacije, a FER je zadužen za održavanje i nadogradnju sustava. U kolovozu 2011. godine Srce od FER-a preuzima i održavanje i razvoj te od tada u potpunosti brine o sustavu.
ISVU u brojevima kroz godine
Centar potpore ISVU-a
Osnovni je zadatak Centra potpore ISVU-a briga o ISVU-u i njegovim korisnicima. Osim osiguravanja pouzdanog i ispravnog funkcioniranja sustava, obavlja poslove razvoja i proširenja sustava sukladno promjeni poslovnih procesa, bilo da ih inicira Ministarstvo znanosti i obrazovanja, bilo visoka učilišta koja koriste ISVU. Korisnicima s visokih učilišta pruža stručnu tehničku podršku u radu s ISVU modulima, pomaže visokim učilištima u uvođenju ISVU-a i provođenju poslovnih procesa kroz sustav, educira korisnike za rad s ISVU modulima putem tečajeva, sastanaka, priručnika i uputa te u ovo pandemijsko vrijeme putem webinara i online konzultacija. Korisnicima svakim radnim danom od 8 do 16 sati pruža izravnu podršku odgovaranjem na brojne upite, probleme i nedoumice na koje nailaze u radu sa sustavom te bilježi, analizira i obrađuje zahtjeve korisnika za izmjenama i nadogradnjama sustava.
Slika: Broj upita korisnika po mjesecima
Naši korisnici
Brojnost i sadržaj upita korisnika ovisi o aktivnostima na visokim učilištima tijekom akademske godine, a najdinamičniji periodi su upisi studenata na visoko učilište nakon provedbe državne mature te upisi viših nastavnih godina krajem mjeseca rujna u kojem se broj upita penje na više od 800. Rezultati državne mature pomoću REST API-ja učitavaju se u ISVU iz Nacionalnog informacijskog sustava prijave na visoka učilišta (NISpVU) te su potrebne predradnje u oba sustava, a najčešći su upiti vezani za eventualno nepotpuno prebacivanje podataka.
Za vrijeme upisa, osim općenitih upita vezanih za upis godine, česti su upiti zbog nejasnoća prilikom upisa studenata na Studomatu, koji zahtijevaju detaljne analize pravila upisa na visokom učilištu te ostvarenih rezultata studenta. Upiti vezani za prijavu i evidenciju rezultata ispita kontinuirano pristižu tijekom cijele godine, najintenzivniji su tijekom ispitnih rokova, a mahom se odnose na nemogućnost prijave ili odjave studenata putem Studomata.
Ponekad upiti znaju biti neočekivani, iznenađujući, pa čak i zabavni, primjerice: "Možete li mi reći kad završava ispit, da znam za kad sinu pripremiti ručak" ili "Imamo tu jednu baku koja je došla upisati unuka na fakultet…" 🙂
Iako je zadovoljstvo korisnika imperativ, nažalost, neke zahtjeve vezane za specifičnost poslovanja koju se od početka spominjalo kao jednu od mogućih prepreka za uspješno usvajanje sustava ISVU, nije moguće implementirati.
Pamtimo jednu lijepu gestu jedne drage gospođe koja je 14 godina radila kao ISVU koordinator i koja je prilikom odlaska u mirovinu došla u Zagreb kako bi djelatnike Centra potpore ISVU-a počastila domaćim kolačima i delicijama, to nam je potvrda da su prepoznata nastojanja Centra potpore da korisnicima izađe u susret u što većoj mjeri.
Značajni trenuci
Tijekom godina ISVU se kontinuirano mijenja, razvija i nadograđuje, nastojeći pratiti promjene u poslovnim procesima i potrebama visokih učilišta. Teško je među brojnim promjenama i značajnim trenucima izdvojiti one najvažnije.
Jedan od najvećih preokreta je povezivanje ISVU-a s Autentikacijskom i autorizacijskom infrastrukturom sustava znanosti i visokog obrazovanja (AAI@EduHr) za potrebe autentikacije korisnika. Od 2015. godine korisnici svih modula prijavljuju se u sustav koristeći elektroničke identitete sustava AAI@EduHr.
Od 2012. godine u produkciji je ISVU REST API koji omogućuje programski pristup podacima u ISVU-u. U godinama koje su slijedile, mnogi veliki informacijski sustavi su putem REST API-ja povezani s ISVU-om, kao što su već spomenuti ISSP i NISpVU, zatim Merlin, Dabar i Mozvag te mnogi sustavi u vlasništvu visokih učilišta i drugih ustanova.
Od prosinca 2017. godine otvoreni podaci iz ISVU-a ustupljeni su na daljnje korištenje pod Otvorenom dozvolom/Open Licence - The Republic of Croatia. Objavljuju se u ožujku, lipnju, listopadu i prosincu i dostupni su na ISVU stranicama te na Portalu otvorenih podataka Republike Hrvatske.
U ožujku 2013. godine, početkom korištenja sustava na Fakultetu političkih znanosti Sveučilišta u Zagrebu, dosegnut je broj od 100 visokih učilišta koja koriste ISVU. U siječnju 2015. godine Centar potpore održao je 100. edukaciju korisnika.
Unatoč nekim početnim sumnjama u održivost sustava koji koristi velik broj visokih učilišta s vrlo raznolikim poslovanjem, ISVU ovaj mjesec (svibanj 2021.) navršava 20 godina od puštanja u produkciju. 🙂
